Absensi karyawan adalah fondasi penting sebuah perusahaan. Tanpanya, loyalitas dan kinerja karyawan terhadap perusahaan akan sulit diukur. Dampak lain dari ketiadaan absensi pegawai adalah kesulitan saat memberikan pertimbangan yang objektif saat memberikan bonus berdasarkan kinerja karyawan.
Kinerja tidak hanya diukur dari seberapa rajinnya karyawan anda datang ke kantor. Kepatuhan terhadap peraturan perusahaan dan kultur yang anda bangun juga merupakan penilaian penting terhadap kinerja karyawan. Sayangnya, hal ini masih sulit diukur jika pencatatan absensi di perusahaan anda masih dilakukan secara manual.
Inilah pentingnya perusahaan anda memiliki sistem yang bisa mengelola absensi karyawan. Berikut ini lima alasan lainnya untuk beralih menggunakan absensi karyawan online.
Absensi karyawan lebih praktis
Dibandingkan dengan input absensi secara manual, absensi karyawan online jauh lebih praktis. Ada sejumlah cara yang bisa dilakukan karyawan yang ingin melakukan absen. Ada cara scan fingerprint, menggunakan kartu akses, hingga scan wajah yang lebih canggih.
Cara-cara ini memungkinkan karyawan untuk menginput kehadiran tanpa harus mengisi form atau mengantri di mesin check clock. Selain itu, sistem absensi karyawan menghindari perbuatan curang seperti titip absen.
Dari sisi manajemen, penggunaan sistem memudahkan atasan untuk memantau absensi bawahan. Cukup membuka laptop atau smartphone, anda sudah bisa tahu apakah karyawan anda masuk kantor atau tidak hari ini.
Data real-time
Ada kalanya anda perlu mengecek apakah karyawan anda datang terlambat atau tidak hari ini. Dengan absensi manual, butuh waktu untuk data ini bisa sampai ke tangan anda. Namun dengan bantuan software, anda bisa mengambil datanya kapan saja dan di mana saja.
Di sisi pegawai, sistem absensi karyawan memungkinkan seluruh staf anda untuk absen dari mana saja. Dengan teknologi cloud, karyawan anda bisa tetap menginput absen meski sedang bertugas di luar kota.
Meningkatkan keamanan perusahaan
Penggunaan sistem ini tak hanya terbatas untuk input absensi saja. Anda bisa menggunakannya untuk membatasi akses karyawan. Contohnya, anda hanya ingin staf IT untuk masuk ke ruangan server, atau hanya anda yang bisa membuka pintu ke ruangan anda. Hal semacam ini bisa diatur menggunakan sistem.
Pembatasan akses semacam ini penting untuk meningkatkan keamanan. Dengan membatasi akses ke ruangan server misalnya, anda bisa menghindari pencurian data oleh karyawan, atau ruangan anda sebagai pimpinan perusahaan yang mana penuh dengan dokumen atau data penting yang tak ternilai harganya.
Sentralisasi absensi karyawan
Banyak perusahaan besar memiliki cabang di berbagai daerah. Perusahaan-perusahaan seperti ini sudah pasti memiliki ribuan pegawai yang memiliki hak dan kewajiban masing-masing. Di level ini, sudah mustahil rasanya mengelola absensi secara manual menggunakan kertas atau spreadsheet sekalipun.
Perusahaan yang sudah di level ini butuh sebuah sistem yang bisa mengotomatiskan pengelolaan absensi karyawan. Bukan hanya itu, mengatur data absen dari satu tempat (kantor pusat) adalah penting untuk kelancaran pengurusan gaji, bonus, dan aspek lainnya yang berhubungan dengan kepegawaian.
Efisiensi dan transparansi
Bukan hanya kalangan atasan atau manager, namun pegawai pun memerlukan data absensi. Seperti misalnya saat karyawan ingin mengecek berapa sisa cuti yang dimiliki, atau sudah berapa kali mereka terlambat masuk kerja dalam bulan ini.
Dengan cara manual, sang karyawan harus meminta daftar absensi terlebih dahulu dari bagian HRD untuk mencari informasi-informasi tersebut. Andaikan staf HRD tak mengijinkan karyawan tersebut mengakses informasi tersebut, maka sudah pasti transparansi tak akan terwujud.
5 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online
Makin tegasnya pemerintah terkait PSBB, membuat sejumlah perusahaan harus menerapkan kebijakan kerja di rumah bagi karyawannya. Mereka yang sebelumnya bekerja secara manual, sekarang harus menggunakan software agar work from home (WFH) bisa berjalan dengan apik. Software yang banyak dicari di antaranya adalah yang memperlancar kolaborasi antar tim, software untuk kemudahan online meeting, hingga aplikasi absensi online.
Di antara tipe software WFH lainnya, mungkin aplikasi absensi online lah yang paling dibutuhkan oleh tim HRD. Aplikasi ini akan memudahkan sejumlah pekerjaan tim HRD. Nah, berikut ini beberapa keuntungan yang bisa didapatkan dari menggunakan software absensi online:
1. Lebih akurat
Absensi manual rentan dengan human error. Tak sedikit karyawan yang mengeluhkan kesalahan data yang didapatkan dari tim HRD. Misalnya salah perhitungan jam kerja, dan salah input absensi karyawan. Hal ini tentu saja berakibat pada salah perhitungan gaji yang teramat fatal.
Maka dari itu, banyak perusahaan mulai mewajibkan departemen HR-nya untuk menggunakan sistem HRD. Dengan bantuan sistem, pekerjaan staff HR akan menjadi lebih ringan dan terhindar dari human error. Data dan informasi dari departemen HR pun akan menjadi lebih akurat.
2. Efisiensi tinggi
Kelola absensi secara manual sudah pasti sangat makan waktu dan tenaga. Mungkin tak masalah jika karyawan di kantor tak seberapa jumlahnya, namun buat yang karyawannya ribuan sudah pasti pusing tujuh keliling saat harus memproses dokumen spreadsheet yang terdiri dari ribuan baris.
Dengan aplikasi absensi online, tim HR akan lebih mudah memantau absensi karyawan, hingga perhitungan gaji karena sudah dikerjakan oleh sistem secara otomatis. Penggunaan aplikasi membuat pekerjaan tim HR menjadi lebih efisien.
3. Jam kerja karyawan terpantau
Kerja di rumah membuat tim HR sulit memantau kinerja karyawan. Tak ada yang tahu apakah sang karyawan sedang sibuk bekerja, atau malah asyik tidur siang. Pemantauan dengan menghubungi karyawan via telpon atau WhatsApp kerap tak efektif untuk memantau karyawan.
Dengan software absensi online, Anda akan lebih mudah memantau absensi karyawan, mulai dari kapan sang karyawan menginput absen, ketidakhadiran, lembur, sampai pembuatan laporan absensi ini.
4. Kemudahan cek lokasi karyawan
Software absensi online yang dilengkapi dengan fitur pelacakan GPS akan memudahkan para manajer untuk mengecek lokasi karyawan. Hal ini teramat penting sewaktu kebijakan WFH berjalan. Dengan ini, karyawan bisa lebih fokus saat bekerja.
Tidak banyak software WFH yang menyediakan fitur ini. Namun, software WFH dari HashMicro sudah dilengkapi dengan fitur GPS. Saat karyawan menekan tombol absensi, seketika itu juga sistem akan melacak di mana posisi sang karyawan saat absensi.
5. Manajemen cuti karyawan
Aplikasi absensi online juga memudahkan tim HR untuk mengelola cuti karyawan. Cukup dengan masuk ke sistem dan jumlah sisa cuti pun bisa dilihat hanya dengan beberapa klik. Dari sisi karyawan pun akan mendapatkan informasi yang sama. Dengan demikian, karyawan tak harus bertanya dulu ke departemen HR untuk cari tahu sisa cutinya.
Software absensi juga memudahkan pengelolaan segala hal yang berhubungan dengan absensi. Mulai dari perhitungan bonus, lembur, cuti, hingga gaji. Perhitungan manual yang beresiko human error pun bisa dihindari.
Lima manfaat di atas hanya bisa dirasakan jika anda mengelola absensi menggunakan sistem absensi karyawan. Sistem ini memberikan kemudahan dalam mengelola informasi kehadiran, keterlambatan, sakit, hingga manajemen gaji karyawan dengan tepat dan akurat.
Penggunaan sistem ini bukan hanya mempermudah tugas staf HRD, namun juga efektif untuk mencegah potensi kecurangan yang dilakukan karyawan. Jika anda belum beralih dari metode lama untuk menginput absensi karyawan, belum terlambat untuk beralih sekarang juga.
Talenta by Mekari, Aplikasi Absensi Online untuk Efisiensi Proses
Software atau aplikasi absensi online adalah platform yang bisa digunakan oleh HR perusahaan untuk memantau kehadiran karyawan atau pegawai secara online. Umumnya terintegrasi dengan sistem cuti dan payroll perusahaan serta administrasi HR lainnya, sehingga memudahkan operasional HR yang sebelumnya bersifat manual. Aplikasi absensi online dapat berbasis web dan mobile, baik iOS atau Android.
Salah satu contoh aplikasi absensi online adalah Talenta yang memiliki berbagai macam fitur andalan. Misalnya fitur geotag untuk memonitor posisi karyawan dan fitur absensi menggunakan metode swafoto agar memudahkan perusahaan beradaptasi dengan mode remote working.
Pengelolaan absensi menjadi lebih efektif dan mudah berkat pemberdayaan absensi karyawan mandiri menggunakan smartphone. Anda tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk perangkat absensi terpisah, dan kehadiran karyawan dapat dipantau dari mana saja.
Menggunakan aplikasi Talenta juga akan mempermudah perusahaan ketika melakukan evaluasi kinerja karyawan dan perhitungan gaji sebab sistem absensi online yang disediakan sudah terintegrasi dengan software payroll dan aplikasi penilaian kinerja karyawan. Operasional HR pun menjadi lebih efektif, serta dapat berfokus lebih banyak pada pengembangan dan pertumbuhan karyawan.